Censimento SaaS / Licenze — Gonzato Group

Pacchetto onboarding IT Gonzato · Fase P1 · Vendor & Compliance · v1 03/07/2026 · bozza da compilare in azienda

Scopo

Censimento di tutte le sottoscrizioni SaaS e licenze software del Gruppo, con confronto esplicito tra seat assegnati e seat effettivamente usati. Le licenze non sono censite e i rinnovi sono automatici: è probabile trovare seat pagati e mai usati (dipendenti usciti, doppioni tra società, edizioni sovradimensionate). La colonna "risparmio potenziale" è il quick-win cash visibile entro settimana 4.

Compilare estraendo i report di utilizzo dalle admin console (M365, CAD, PMS) e incrociando con l'organico reale per società. Segmentare per divisione e per società — la stessa suite può essere duplicata su più entità.

Metodo per stimare seat usati

M365 / cloud collaboration: admin console → ultimo accesso < 30gg = attivo; ≥ 90gg = candidato a dismissione.
CAD/PLM: log licenze concorrenti / named user → picco di utilizzo mensile.
PMS/hospitality: utenti attivi per struttura → confronto con addetti reali reception/booking.
Risparmio potenziale = (seat assegnati − seat usati) × costo per seat annuo.

Tabella censimento (pronta per Excel)

ID	Prodotto	Edizione/Piano	Divisione	Società	Seat assegnati	Seat usati	Seat inutilizzati	Costo per seat/anno (€)	Costo totale/anno (€)	Scadenza	Risparmio potenziale (€)	Azione	Note
L01	[da compilare: Microsoft 365]	[Business Std/E3/E5]	Cross	[società]	[n]	[n]	[calcolato]	[importo]	[importo]	[data]	[calcolato]	[Ridurre seat/Downgrade]	Verificare piano vs uso reale (E5 spesso sovradim.)
L02	[da compilare: CAD]	[named/network]	Ferro/Design	[società]	[n]	[n]	[calcolato]	[importo]	[importo]	[data]	[calcolato]	[Ridurre/Mantenere]	Seat di ex-progettisti?
L03	[da compilare: PLM]	[edizione]	Ferro/Design	[società]	[n]	[n]	[calcolato]	[importo]	[importo]	[data]	[calcolato]	[azione]	[note]
L04	[da compilare: PMS]	[edizione]	Hospitality	[struttura]	[n]	[n]	[calcolato]	[importo]	[importo]	[data]	[calcolato]	[azione]	Per struttura ricettiva
L05	[da compilare: channel manager]	[piano]	Hospitality	[struttura]	[n]	[n]	[calcolato]	[importo]	[importo]	[data]	[calcolato]	[azione]	[note]
L06	[da compilare: antivirus/EDR]	[piano]	Cross	[società]	[n]	[n]	[calcolato]	[importo]	[importo]	[data]	[calcolato]	[azione]	Copertura endpoint reale?
L07	[da compilare: backup cloud]	[piano]	Cross	[società]	[n]	[n]	[calcolato]	[importo]	[importo]	[data]	[calcolato]	[azione]	[note]
L08	[da compilare: gestionale/altro]	[edizione]	[div]	[società]	[n]	[n]	[calcolato]	[importo]	[importo]	[data]	[calcolato]	[azione]	[note]

Sintesi risparmio (quick-win)

Categoria	Costo totale/anno (€)	Risparmio potenziale (€)	% risparmio
Ferro/Design	[da compilare]	[da compilare]	[%]
Hospitality	[da compilare]	[da compilare]	[%]
Cross / infrastruttura	[da compilare]	[da compilare]	[%]
Totale	[da compilare]	[da compilare]	[%]

Note operative

Prima causa di seat inutilizzati attesa: dipendenti usciti mai deprovisionati + doppioni tra le ~24 società.
Il taglio va coordinato con lo split societario: un seat "inutile" su una entità può servire su un'altra (vedi contract-realignment-tracker.md).
Nessuna dismissione prima di verificare che il seat non sia legato a licenza floating/concorrente condivisa.