Template Comunicazioni agli Utenti

Pacchetto onboarding IT Gonzato · Fase P3 · Helpdesk · v1 03/07/2026 · bozza da compilare in azienda

Scopo

Format riusabili per le comunicazioni IT verso gli utenti. Garantiscono messaggi uniformi, chiari e nella stessa forma tra tutti i tecnici e tutte le sedi. Compila i placeholder, mantieni tono neutro e operativo. Ogni template è predisposto per invio bilingue IT / EN.

Regole generali:

• Oggetto sempre prefissato [IT Gonzato] per riconoscibilità.
• Indica sempre: cosa succede, quando, chi è impattato, cosa deve fare l'utente, dove chiedere aiuto.
• Per avvisi di sicurezza reali, l'IT firma con canale ufficiale già noto (evita di sembrare tu stesso phishing).

Template 1 — Avviso di manutenzione / fermo programmato

Oggetto: [IT Gonzato] Manutenzione programmata — [servizio] — [data]

Gentili colleghi,

il giorno [data] dalle [ora inizio] alle [ora fine] eseguiremo un intervento di manutenzione su [servizio/sistema: es. VPN, posta, gestionale [nome ERP], rete sede [sede]].

Impatto: durante la finestra il servizio [non sarà disponibile / potrà subire rallentamenti].
Sedi/utenti coinvolti: [da compilare: tutte le sedi / sede X / funzione Y].
Cosa fare: salvate il lavoro prima dell'orario indicato; [da compilare: eventuali azioni, es. chiudere il gestionale].

A fine intervento invieremo conferma di ripristino. Per urgenze durante la finestra: [da compilare: contatto IT].

Grazie per la collaborazione.
IT Gonzato

Template 2 — Cambio / migrazione sistema

Oggetto: [IT Gonzato] Novità: [sistema] cambia dal [data]

Gentili colleghi,

dal [data] introduciamo [nuovo sistema/versione] al posto di [sistema precedente].

Perché: [da compilare: motivo, es. maggiore sicurezza / prestazioni / fine supporto].
Cosa cambia per voi: [da compilare: come si accede / cosa è diverso].
Cosa dovete fare: [da compilare: azioni, es. nuovo login, prima configurazione] — entro [scadenza].
Supporto: guida disponibile [da compilare: dove]; sessioni/affiancamento [da compilare: se previsti].

I dati [sono migrati automaticamente / vanno spostati come indicato]. Per dubbi apri ticket a [da compilare: contatto IT].

Grazie,
IT Gonzato

Template 3 — Avviso phishing / allerta sicurezza

Oggetto: [IT Gonzato] Attenzione: campagna di mail sospette in corso

Gentili colleghi,

è in circolazione una mail fraudolenta che [da compilare: descrizione, es. imita l'IT e chiede di reinserire la password / finge un fornitore con nuovo IBAN].

Come riconoscerla: [da compilare: mittente/oggetto/segnale specifico].
Cosa NON fare: non cliccare i link, non aprire allegati, non inserire credenziali, non rispondere.
Cosa fare: se l'avete ricevuta, segnalatela a [da compilare: canale segnalazione phishing] e attendete indicazioni prima di eliminarla.
Se avete già cliccato o inserito la password: avvisate subito l'IT a [da compilare: contatto IT] — prima lo segnalate, prima limitiamo il rischio. Nessun problema a segnalare.

Questa comunicazione arriva dal canale ufficiale IT e non vi chiede alcuna password.

IT Gonzato

Note di manutenzione

• Tenere allineate versioni IT ed EN di ogni template.
• Rivedere i contatti/canali nei placeholder a ogni cambio organizzativo.
• Archiviare le comunicazioni inviate in [da compilare: percorso/registro] per tracciabilità (utile anche ai fini NIS 2).